LE DÉFI DE LA CONFORMITÉ

Les réglementations ne veulent pas savoir où vous êtes mais ce que vous faites.

Depuis la décision rendue en 2011 par l’organe de gouvernance financière du Royaume-Uni, les institutions financières sont légalement tenues d’enregistrer toutes les communications fixes et mobiles. Cette décision a été adoptée à la fois pour lutter contre les abus de marché et les fautes professionnelles mais aussi pour aider l’industie à surveiller, enquêter et poursuivre ces cas.

Le 3 janvier 2018, MiFID II – la directive sur les marchés d’instruments financiers II – est entrée en vigueur dans toute l’UE en remplacement de son prédécesseur de 2004.

Le monde actuel est instable mais vous pouvez compter sur Truphone. Peu importe où vous vous trouvez dans le monde - où sont vos bureaux et dans quels pays vous travaillez – nous prenons en compte les réglementations mondiales. Nous ne limitons pas l’usage de vos portables – vous choisissez celui que vous voulez et vous l’utilisez comme bon vous semble. En ces temps incertains, nous vous offrons ainsi qu’à votre personnel diverses solutions, modulables en fonction de vos besoins, pour que vous n’ayez pas à vous faire de souci quand vos demandes changent.

Capturer une conversation n’est que le début de l’histoire.

Dans les institutions financières, la sécurité et le risk management sont une priorité absolue. Tous les enregistrements doivent être parfaitement effectués, archivés et protégés. Certaines politiques internes privilégient le cloud et d’autres les infrastructures sur site. Mais dans tous les cas, le besoin d’un stockage sécurisé est primordial. Une fois stockés, les enregistrements doivent être accessibles par les personnes autorisées et uniquement par elles.

La notion de source unique de données prend de plus en plus d’importance. Quant au concept de lac unique de données rassemblant des enregistrements venant de plusieurs sources, il permet d’avoir une vue globale de tous les échanges concernant un événement. On parle alors de reconstruction ou, plus récemment, d’analyse comportementale. En réalité, cela revient au même : centraliser les informations utiles avec les outils appropriés pour leur donner du sens.

Pour mieux comprendre, disons que vous centralisez en un seul endroit toutes les communications d’une personne : messages vocaux, conversations orales, SMS, mails, messagerie instantanée, messagrie Bloomberg. Vous pouvez ensuite recouper toutes ces informations pour voir si l’ensemble est cohérent ou si quelque chose d’anormal doit être signalé.

Si le but du jeu est un lac de données, l’archivage se fera sur le cloud ou sur site. De nombreuses banques donnent la priorité à une stratégie cloud mais la réalité est parfois moins ambitieuse. Il est certain que ceux qui veulent passer au cloud le feront. La question est de savoir comment ils vont gérer la transition.

Truphone propose, pour toutes les communications mobiles à l’échelle mondiale, soit le transfert des enregistrements sur site soit l’enregistrement et l’archivage sur le cloud. Principal avantage : une approche globale cohérente. Truphone capture et stocke les communications en toute sécurité sur son cloud ou les transfère en temps réel, de manière toujours aussi sûre, vers la destination de votre choix, qu’il s’agisse de votre propre infrastructure ou d’un fournisseur de services cloud. Nous avons prouvé notre capacité à nous interfacer avec de nombreuses solutions d’enregistrement et d’archivage ainsi qu’avec les outils d’analyse les plus pointus.

2020 a changé le visage de l’industrie de la finance pour longtemps. Mais les défis sont toujours là.

2020 a été une année de profonds changements. Nul part ailleurs, l’adaptation au télétravail a été ressentie aussi fortement que dans la finance dont les collaborateurs aux métiers très réglementés ont quitté, du jour au lendemain, bureaux, salles de marché et bourses pour leurs cuisines, salons ou chambres d’amis.

S’il a été assez facile d’anticiper les défis posés par le travail à distance pour ce qui concerne l’enregistrement mobile des appels vocaux et des SMS, de nouvelles difficultés apparaissent. Alors qu’auparavant les entreprises fournissaient toute la bande passante nécessaire et une redondance complète, à présent, c’est sur le réseau haut débit et la connexion sans fil des employés que repose leur capacité à travailler efficacement. Le WiFi, en particulier, commence à poser des problèmes de sécurité et de redondance car ces réseaux ne sont pas au bon niveau professionnel ou à l’abri d’une intrusion malveillante. Les applications sont sûres en elles-mêmes mais utilisées à domicile, elles rendent les données sensibles potentiellement vulnérables.

La question qui se pose est de savoir comment les entreprises peuvent offrir aux télétravailleurs des conditions de travail aussi proches que possible de la normale tout en étant sécurisées.

La façon dont l’industrie de la finance fonctionne a beaucoup évolué sous l’effet de la pandémie et de formes de travail plus agiles. Heureusement, Truphone for Finance défend depuis longtemps la possibilité de travailler et de maintenir la conformité hors du bureau traditionnel. La mobilité est au coeur de notre mission, quels qu’en soient les motifs.

Malgré l’explosion de la demande d’utilisation du BYOD, la réglementation reste stricte.

Un des plus grands défis du BYOD est de poser les bonnes limites pour que « bien faire les choses » reste simple. Après tout, la réglementation s’applique de la même manière qu’un appel soit passé via une tourelle de trading, un appareil mobile propriété de l’entreprise ou un portable personnel. S’il est facile de faire les choses correctement, un utilisateur à la profession réglementée sera moins susceptible de faire « par erreur » ce qu’il ne faut pas.

Force est de constater que la demande des utilisateurs qui veulent profiter de tous ces beaux outils sur les appareils les plus récents entre en conflit avec celle des entreprises qui veulent exercer leur rôle de supervision. S’ajoute à cela le tout nouvel impact du télétravail qui impose à nos clients un effort supplémentaire pour maintenir le bon niveau de contrôle.

Au Royaume-Uni, le régulateur a informé les acteurs du secteur que le recours au télétravail ne change en rien les obligations de supervision et d’enregistrement conforme auxquelles sont soumises les entreprises sous surveillance. Cette évidence a été rappelée par la plupart des régulateurs dans le monde. L’enregistrement conforme des appels et des SMS est une obligation quel que soit l’endroit où vous travaillez.

Pour que vous puissiez contrôler votre flotte mobile, nous dotons chaque portable, professionnel ou personnel, d’un environnement géré. Si nécessaire, les appels et les SMS peuvent être capturés et archivés. Les listes de contacts professionnels et privés sont clairement séparées. Grâce à notre solution d’enregistrement mobile, pertinente sur le plan économique et utilisable sur le long terme, vous pouvez réduire vos coûts opérationnels de façon significative tout en maintenant la conformité au plan mondial. Nous vous donnons aussi la possibilité ainsi qu’à votre personnel, d’adopter le modèle BYOD ou d’en sortir à tout moment, et donc de ne pas considérer ces changements comme un problème.